Interrogez vos agents territoriaux en interne

le numérique pour consulter les agents territoriaux

Vooter propose une solution de consultation citoyenne qui permet également aux collectivités d’interroger en interne leurs agents territoriaux. La consultation des agents publics permet de faire un état des lieux sur le mode de fonctionnement d’une collectivité locale, d’avoir le retour d’expérience des services et de connaître leurs attentes. Elle est recommandée dans le cadre de la mise en place d’un projet stratégique notamment en début de mandat ainsi que dans la gestion et l’organisation des services.

Dans le cadre d’une réflexion sur la mise en place du télétravail, la commune de Sartrouville dans les Yvelines s’est appuyée sur la solution Vooter pour consulter ses directeurs et chefs de service. L’objectif était de les interroger pour avoir leur avis et leur retour d’expérience sur l’organisation du travail à distance lors du premier confinement consécutif à la crise de la Covid-19.

Consulter en interne en tirant parti de la fonctionnalité « Multi-groupes »

La ville de Sartrouville a recours à l’outil de consultation Vooter depuis mars 2019. Elle l’utilise pour informer et consulter ses habitants. Elle a notamment mené plusieurs consultations citoyennes sur des thématiques telles que la gestion des déchets, l’aménagement du territoire ou encore la mobilité en centre-ville.

La commune y a également recours pour consulter en interne ses agents territoriaux. Le déploiement d’une telle consultation est facilité par la possibilité de créer autant de groupes ou communautés de participation qu’on le souhaite depuis l’interface administrateur.

Un groupe de consultation interne (audience fermée), accessible par invitation email.

Le département des ressources humaines de la ville, avec l’accompagnement d’un chargé de projet Vooter, a créé un groupe sécurisé, depuis l’interface administrateur, dédié aux directeurs et chefs de service. Le fichier contenant les adresses e-mail des responsables concernés a été importé dans la base de données lors de la création du groupe de consultationDepuis le module de vote en ligne ou l’application mobile, chaque agent n’avait qu’à s’authentifier en confirmant son adresse e-mail pour rejoindre la communauté. Avec ce processus sécurisé, la collectivité s’assure qu’aucune personne étrangère à la consultation ne peut se connecter au groupe.

80% des directeurs et responsables de service ont rejoint le groupe de consultation

Le service des ressources humaines de la ville a informé les directeurs et chefs de service, par e-mail, de la mise en place de cette consultation. Le lendemain, le chargé de projet Vooter leur a communiqué toutes les informations nécessaires sous forme de tutoriels, pour les inviter à rejoindre le groupe.

À la suite de cet envoi, une relance a été effectuée pour inciter les derniers participants à rejoindre la communauté. Ainsi, 80% des directeurs et chefs de service concernés se sont connectés au groupe de consultation.

Une consultation en 44 questions sur la mise en place du télétravail au sein de la collectivité

La crise sanitaire liée à la Covid-19, et ses conséquences sur l’activité des agents territoriaux avec l’instauration du confinement, a imposé le travail à distance à toutes les équipes. A l’issue de cette période, la municipalité a voulu interroger les responsables de service sur leur retour d’expérience. A travers cette consultation, l’objectif était de nourrir une réflexion sur la mise en place à l’avenir du télétravail.

Elle a été réalisée entre juillet et septembre. Elle a notamment permis de mesurer l’impact du télétravail sur la productivité des équipes et dans l’organisation du travail, d’évaluer l’état d’esprit des agents territoriaux dans le contexte sanitaire ou encore de définir les attentes et les besoins des responsables de service.

Optimisation du taux d’achèvement et du taux de réponse à l’enquête interne

Un peu plus de 70% des directeurs et chefs de service ayant rejoint le groupe de consultation ont répondu à l’ensemble des 44 questions de l’enquête, soit près de 60% du personnel concerné.

Ce résultat a pu être obtenu grâce à la possibilité pour chaque participant de répondre à la consultation en plusieurs fois. En cas de manque de temps, l’utilisateur pouvait répondre aux premières questions puis reprendre le questionnaire là où il s’était arrêté pour le finaliser lors d’une nouvelle connexion. S’agissant d’un questionnaire de 44 questions nécessitant de disposer d’au moins 15 minutes pour y répondre, cela a permis d’optimiser le taux d’achèvement du questionnaire.

Le design et l’ergonomie de l’application mobile et de la plateforme en ligne ont également participé à atteindre un tel taux de participation à la consultation

D’abord, la possibilité pour chaque participant de se connecter depuis n’importe quelle interface (smartphone, tablette, ordinateur) permet de s’assurer que chacun dispose d’au moins une façon simple de participer. Ensuite, l’expérience de l’utilisateur est mise en avant par un outil agréable (illustrations visuelles pour chaque question, explications, etc.), et une consultation travaillée et testée.

Enfin, après chaque réponse, l’utilisateur visualise en temps réel les résultats en cours à la question pour l’ensemble des répondants. Ces éléments apportent un aspect ludique et engageant qui permettent d’optimiser le taux de réponse à l’enquête

Une analyse détaillée des données quantitatives et qualitatives de l’enquête

Les options de création et de paramétrage d’un questionnaire en ligne ont permis à la collectivité de recueillir l’ensemble des données souhaitées. Elle a pu alterner les questions fermées à choix unique, multiples ou par classement et les questions ouvertes. Ainsi, il a été possible de procéder à une analyse tant quantitative que qualitative du retour d’expérience des chefs de service.

Les fonctionnalités d’analyse des résultats ont permis de dégager de grandes tendances. Depuis l’interface administrateur, il est possible de segmenter les résultats par grandes catégories (sexe, âge, …), de procéder à des tris croisés et d’exporter les données (pdf et .csv). La possibilité de générer un nuage de mots clés (version bêta) permet de faire ressortir rapidement les termes importants des commentaires issus des questions ouvertes.

Vooter, partenaire de l’AFNOR sur la consultation des agents territoriaux

Avec Vooter, la ville de Sartrouville a pu créer facilement un groupe de consultation sécurisé en interne. L’accompagnement d’un chargé de projet et les fonctionnalités de l’outil ont permis d’optimiser le taux de participation et de réponse à l’enquête. L’analyse détaillée des résultats, à partir des retours d’expérience et des attentes des responsables de service, a nourri la réflexion d’une stratégie d’organisation sur la mise en place du télétravail.

Vooter a développé une réelle expertise sur la consultation en interne des agents territoriaux. Celle-ci se matérialise concrètement par la mise en place depuis début 2020 d’un partenariat avec l’AFNOR sur ce type de questions.

Vooter intervient notamment dans le cadre du baromètre « Expérience citoyen » mis en place par l’AFNOR. Ce baromètre, réalisé via des enquêtes-mystères, porte sur la qualité d’accueil des usagers au sein des services locaux. Afin de l’enrichir, l’association a fait le choix de recourir à Vooter pour consulter les agents publics. Elle peut ainsi les interroger sur la perception qu’ils ont de la qualité des services qu’ils assurent et recueillir leurs idées pour les améliorer.

Vous souhaitez bénéficier d’une solution afin de consulter en interne vos agents territoriaux ? Vooter vous accompagne dans votre démarche